Jak pisać maile oficjalne i biznesowe?

Pisanie maili biznesowych i oficjalnych to nigdy nie jest prosta sprawa. Kontaktujemy się z ważnymi klientami, z potencjalnymi pracodawcami, przyszłymi inwestorami albo kluczowymi współpracownikami. Może to również podchodzić niekoniecznie pod stronę biznesową – możecie na przykład chcieć napisać maila do swojego wykładowcy na studiach czy jakiejkolwiek innej osoby, z którą istnieje pewien dystans. Nic dziwnego, że się stresujecie – nic w mailu nie jest oczywiste. Jak jednak się za to zabrać? Co w mailu umieścić, a czego lepiej unikać? Postaramy się wam to jak najlepiej przedstawić, abyście nie musieli się więcej stresować tym, że musicie wydusić z siebie kilka zdań w mailu.

Witam, witam i o zdrowie pytam – powitania

Już na wstępie powiemy, że używanie „witam” NIE JEST poprawne i nie powinno być wykorzystywane w mailu. Tak samo, jak samo, tak i w konstrukcji np. „Witam serdecznie”. Jest mnóstwo innych, lepiej wyglądających wyrażeń nad którymi warto się pochylić. Witam do nich nie należy, jako że jest to słowo w mowie potocznej, które wykorzystuje się w formie mówionej a nie pisanej, a dodatkowo jest bardzo tendencyjne – wskazuje na naszą wyższość nad adresatem. A przecież jest cała masa innych zwrotów! Jakich? Między innymi:

• Dzień dobry,
• Szanowny Panie / Szanowna Pani,
• Szanowny Panie Profesorze

i tym podobne. Najważniejsze jednak, aby nie zapomnieć nigdy o rozpoczęciu maila zwrotem grzecznościowym.

Pozdrawiam gorąco! - o pożegnaniach

Jeśli używacie w swoich mailach zwrotu „pozdrawiam” - to przestańcie. Jest to bowiem traktowane tak samo, jak „witam”. Znacznie lepiej brzmi „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”. W tak oficjalnych mailach jak wiadomość do rekrutera, potencjalnego przyszłego szefa czy profesora będzie to wskazane i na pewno dużo lepiej widziane niż pozdrawianie.
Pamiętaj także o jednej zasadzie która ściśle związana jest z interpunkcją – po formie pożegnalnej NIE STAWIAMY znaku interpunkcyjnego czyli:

NIE: „Z poważaniem,
XYZ”
TAK: „Z poważaniem
XYZ"

Czego unikać i o czym pamiętać w pisaniu maili oficjalnych?

Niektóre błędy są rażące i od razu pokazują to, jak niepoważnymi ludźmi jesteśmy popełniając je w oficjalnej konwersacji. Ponadto są pewne elementy o których musimy zdecydowanie pamiętać.

• jeśli już zdecydowaliśmy się na pisanie dużą literą to wszystkie zwroty „Pan/Pani” piszmy właśnie w taki sposób,
• jeśli mail rozpoczęliśmy od „Szanowna Pani / Szanowny Panie” możemy zrobić przecinek i dalszą część maila zacząć małą literą,
• nie pozwalajmy sobie na używanie emotikon w mailach oficjalnych
• nie możemy używać skrótów

Jeśli będziecie przestrzegać powyższych zasad – wasze maile oficjalne i biznesowe zawsze będą dopracowane i nie musicie się o nic martwić! Z takimi konstrukcjami wróżymy wam sukces.

---