Jak pisać maile oficjalne i biznesowe?

Pisanie maili biznesowych i oficjalnych to nigdy nie jest prosta sprawa. Kontaktujemy się z ważnymi klientami, z potencjalnymi pracodawcami, przyszłymi inwestorami albo kluczowymi współpracownikami. Może to również podchodzić niekoniecznie pod stronę biznesową – możecie na przykład chcieć napisać maila do swojego wykładowcy na studiach czy jakiejkolwiek innej osoby, z którą istnieje pewien dystans. Nic dziwnego, że się stresujecie – nic w mailu nie jest oczywiste. Jak jednak się za to zabrać? Co w mailu umieścić, a czego lepiej unikać? Postaramy się wam to jak najlepiej przedstawić, abyście nie musieli się więcej stresować tym, że musicie wydusić z siebie kilka zdań w mailu.
Witam, witam i o zdrowie pytam – powitania
Już na wstępie powiemy, że używanie „witam” NIE JEST poprawne i nie powinno być wykorzystywane w mailu. Tak samo, jak samo, tak i w konstrukcji np. „Witam serdecznie”. Jest mnóstwo innych, lepiej wyglądających wyrażeń nad którymi warto się pochylić. Witam do nich nie należy, jako że jest to słowo w mowie potocznej, które wykorzystuje się w formie mówionej a nie pisanej, a dodatkowo jest bardzo tendencyjne – wskazuje na naszą wyższość nad adresatem. A przecież jest cała masa innych zwrotów! Jakich? Między innymi:
• Dzień dobry,
• Szanowny Panie / Szanowna Pani,
• Szanowny Panie Profesorze
i tym podobne. Najważniejsze jednak, aby nie zapomnieć nigdy o rozpoczęciu maila zwrotem grzecznościowym.
Pozdrawiam gorąco! - o pożegnaniach
Jeśli używacie w swoich mailach zwrotu „pozdrawiam” - to przestańcie. Jest to bowiem traktowane tak samo, jak „witam”. Znacznie lepiej brzmi „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”. W tak oficjalnych mailach jak wiadomość do rekrutera, potencjalnego przyszłego szefa czy profesora będzie to wskazane i na pewno dużo lepiej widziane niż pozdrawianie.
Pamiętaj także o jednej zasadzie która ściśle związana jest z interpunkcją – po formie pożegnalnej NIE STAWIAMY znaku interpunkcyjnego czyli:
NIE: „Z poważaniem,
XYZ”
TAK: „Z poważaniem
XYZ"
Czego unikać i o czym pamiętać w pisaniu maili oficjalnych?
Niektóre błędy są rażące i od razu pokazują to, jak niepoważnymi ludźmi jesteśmy popełniając je w oficjalnej konwersacji. Ponadto są pewne elementy o których musimy zdecydowanie pamiętać.
• jeśli już zdecydowaliśmy się na pisanie dużą literą to wszystkie zwroty „Pan/Pani” piszmy właśnie w taki sposób,
• jeśli mail rozpoczęliśmy od „Szanowna Pani / Szanowny Panie” możemy zrobić przecinek i dalszą część maila zacząć małą literą,
• nie pozwalajmy sobie na używanie emotikon w mailach oficjalnych
• nie możemy używać skrótów
Jeśli będziecie przestrzegać powyższych zasad – wasze maile oficjalne i biznesowe zawsze będą dopracowane i nie musicie się o nic martwić! Z takimi konstrukcjami wróżymy wam sukces.
Podobne artykuły:

Nie pracuj ciężej, tylko mądrzej. Zarabiaj o 25% więcej stosując się do tych rad
Ileż można pisać o organizacji czasu – zapytacie. Można. Bo to nie jest sprawa dla nikogo oczywista. Każdy ma swój własny sposób planowania, albo nie planowania pewnych działań. Okazuje się, że osoby,...

Kiedy w małej lub średniej firmie warto zatrudnić nowego pracownika?
Początkowo wiele małych firm prowadzonych jest tylko przez jednego pracownika – jest on jednocześnie szefem. W pewnym momencie jednak właściciel dochodzi do wniosku, że nie jest w stanie wykonywać swoich zadań w po...

Czym jest wirtualne biuro? Czy przyda się w prowadzeniu firmy?
Jaki jest koszt prowadzenia działalności wie każdy, kto takową prowadzi. Wiadomo, że wiąże się to ściśle również z wynajęciem biura. Ciężko znaleźć dogodną lokalizację w dobrej cenie, żeby ułatwić klientom dojazd...

Praktyczne zastosowanie białej listy podatników VAT
Biała lista podatników VAT to wykaz podmiotów prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i dostępny w postaci elektronicznej. Z biała listą podatników VAT wiążą się nowe, określone obowi...

Praca za granicą - jak znaleźć zatrudnienie?
Kiepskie perspektywy zawodowe – dużo punktów, które mówią żeby wyjechać i rozpocząć swoją karierę za granicą. W końcu lepsze zarobki i szanse rozwoju też nie najgorsze – a przynajmniej ta...